以前の記事Office365 Education の"Forms"を使ってみようで、Office365 Educationの入力フォーム作成機能「Forms」について紹介しました。今回は「Formsに入力された情報をリアルタイムでExcelオンラインファイルに反映させる方法」を紹介します。
※FormsはOffice365 Education以外でも利用できるようになったようです。ただし本記事は、Office365 Educationでの環境を基準に解説しているため、若干の仕様の違いがある可能性があります。
どういう機能か？
Googleが提供する同じようなサービス「Googleフォーム」を使ったことがある人は多いと思います。そこで、Googleフォームの同じ機能をまず簡単に紹介します。Googleフォームでは、フォームを作ると「回答」タブが現れます。これをクリックし、スプレッドシートらしき緑のアイコン横のメニューボタンをクリックします。この中で、「回答先を選択する」をクリックし、スプレッドシートを作成（あるいは既存のファイルを選択）します。
すると、フォームで回答した内容は、リアルタイムにこのスプレッドシートに次々と追加されていきます。回答結果を他の人とも 共有したい時、リストをすぐ使いたい時など、非常に便利ですよね！
Office365での設定方法
では、Office365で同じことをやりたい場合、どうしたらよいのでしょうか。現状では、Googleフォームと同様にFormsの画面からExcelを作成したり、選択したりすることはできないようです。Formsの「回答」タブに「Excelで開く」というボタンがありますが、これを押すとExcelファイルがダウンロードされるのみで、Excelオンラインのファイルは生成されません。
ではどのようにするかというと、まず最初に、データを入れるExcelファイルを作る必要があります。
Office365のトップ画面からExcelオンラインファイルを作成します。
いつものFormsの画面になるので、フォームを作成していきます。
再びExcelオンラインファイルを見ると、回答を入れる列が自動で作成されています。
フォームを試しに入力してみると・・・・
ちゃんと反映されています！
できればForms画面からもExcelオンラインファイルを生成できるようにしてほしいのですが、まあこの方法も特に難しくはないですね。
注意点
ここで注意点を１つ。フォームを作成したあと、Excelのファイル名を変更したり、移動したりすることができません。こんな表示が出ます。
おそらく、Formsと自動連携しているため、ファイル名や場所を変更すると不都合が生じるのでしょう。ExcelとFormsを連携させたい時には、はじめからファイル名や場所をきちんと決めて作成する必要があります。
まとめ
以上、FormsからExcelオンラインへリアルタイムに情報を送る方法を紹介しました。Formsの進化は早く、Googleフォームを追い上げていると思います。まだまだ、Googleの方が良いなあという点もあるので、今後の発展に期待しましょう！
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